W wydarzeniu mogą bezpłatnie uczestniczyć podmioty, które zaproponują interesujące pokazy popularnonaukowe, edukacyjne, artystyczne związane z tematyką Pikniku po ich zaakceptowaniu i włączeniu do programu przez Organizatora.

Organizatorzy zapewniają: promocję i reklamę Pikniku Naukowego; infrastrukturę techniczną w postaci: namiotu, stołów, stolików, krzeseł, podłączenia do prądu, itp.

Warunkiem udziału w Pikniku Naukowym jest wypełnienie i odesłanie organizatorom do 2 stycznia 2012 roku "Deklaracji uczestnictwa" oraz "Formularza zgłoszeniowego".